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印刷された書式に記入できるソフト

珍しいジビエ・世界各地から


今では私の場合仕事で使用する書式はPDFファイルとして用意されているものが多くなり、ワードの文書、Excelの書式、などを含めると殆どパソコンで入力できるようになってきました。

それでも、まだ印刷された書式に記入しなければならないこともまだまだあり、できれば手書きでの記入は避けたいと思ってしまいます。
というのも、私はかなりの悪筆で、手書きする書式、しかも書き直しができないような書類の場合は脂汗をかいてしまいます。
一時期は、ペン型ワープロを購入しようかと思ったくらいです。

ネットで書式に関するサイトをあちこち見ているうちに、既存のできあいの書式に記入することができる、【ピッタリ位置合わせ印刷】というソフトを見つけました。
窓口で記入する場合には使えませんが、オフィスで仕事に使用する書式には便利そうです。

同じようなことを【ピッタリ位置合わせ印刷】のようなソフトを使用しないでパソコン上でやろうとすると、ワードでテキストボックスに記入して位置を指定する、Potoshopのようにレイヤーが使用できるソフトに書式をスキャナで取り込み、記入用のレイヤーを作ってテキストを入力し、書類をプリンタにセットして、必要事項を記入したレイヤーを印刷する……などの方法を思いつきます。

というか、いずれの方法も実際にやったことがあります。
ワードのテキストボックスはかなり正確に位置を決めることができ、きれいな書類を作ることができるのですが、記入箇所が多くなると位置決めが大変だし、テストプリントを重ねる必要があり、一度きりしか使わない書類なら、労力の無駄です。(でも手書きは避けたい。)

サイトの説明によれば、【ピッタリ位置合わせ印刷】は、CSVの読み込みや印鑑画像も配置できたり、書類のほか、はがきや封筒への記入にも対応しているようで、3.990円という価格にしては多機能です。

仕事で日常的に定形書類に記入する必要がある場合には、【ピッタリ位置合わせ印刷】はかなり威力を発揮しそうです。

英文借用書

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これはビジネス用というより、個人用の英文借用書ということになるでしょう。

最近では、人間関係においても他の国の人との付き合いが増えてきているでしょうから、日本人以外とのお金の貸し借りが発生する機会があるかも知れません。

そこで、ネットを色々調べて英文借用書のサンプルを考えてみました。
ちなみに、下記のサンプルにもありますがお金を借りるという表現は例えば、I owe you $300.というようになることから、借用書のことを略してIOUと言ったりするようです。

I OWE YOU NOTE


I,_________, promise to pay by ____________(date) $____________in full.

Full name_______________
Signature (borrower)_______________
Lender name_________________
Signature (Lender)_______________
Witness by_________________
Signature_________________

date:

「私〇〇〇〇は〇〇〇〇年〇〇月〇〇日までに〇〇ドル全額を支払います。」という内容ですね。

何かとても簡単なように思えますが、日本語の借用書でも、

・だれ宛なのかという宛先
・金額
・返済する日付

が記載されていれば、特に決まったフォーマットはないので、英文でも同じように必要な内容が記載された書式であればよいということのようです。

e-mailのフッター・署名の書式

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最近では、ビジネスに関する連絡もe-mailによるものが多い、場合によっては殆ど、ということもあるでしょう。

e-mailの場合、内容が簡潔で要件だけということ多いと思いますが、フッター・署名として会社名と名前だけしか書いてない、というものもたまに見かけます。
実際に受信した、シンプルなフッター・署名には下記のようなものがあります。

〇〇〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇〇課 〇〇

単に連絡のみを目的としたe-mailなら、これでも実用上は問題ないかも知れませんが、e-mailの内容に関して緊急に確認をとりたい、緊急な連絡事項がある場合電話をかけたいということもあります。

メールの送信者が仕事で頻繁に連絡を取り合う相手であれば、固定電話にしろ携帯電話にしろ登録されているかも知れませんが、通常連絡をとる人以外の人からの代理の連絡だったりした場合、電話番号が分からないことがあるかも知れません。

余り長々としたe-mailの署名・フッターもどうなのかという気がしないでもありませんが、e-mailのフッター・署名には会社名や連絡先を入れておくのがよいと思いますし、便利でもあります。

今回は、そうしたe-mailのフッター・署名についてサンプルを作成してみましたので、必要な方は下記のテキストをコピー・ペーストして、必要に応じて変更して使用してください。

最近では、電話番号が +81-3-1234-5678 のように国番号を使用される場合もあるようです。


(e-mailのフッター・署名サンプル)
----------------------------------------
*********************** 株式会社
Tel : 03-1234-5678
Fax : 03-4321-8765
東京都中央区〇〇〇〇〇〇〇〇
e-mail:yamada-taro@abcd.co.jp


(e-mailのフッター・署名サンプル)
**************************************
〇〇〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇部 山田 太郎
123-4567 東京都中央区〇〇〇〇〇〇〇〇
TEL.03-1234-5678  FAX.03-4321-8765
e-mail:yamada-taro@abcd.co.jp
***************************************

預り書の書式ー改訂版(サンプル付)

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以前預り証について簡単に紹介しました。
それほど複雑でもない書式なので、「ネットで探してみて下さい」とかなり手抜きをしてしまいました。
最近、アクセスログを見ていると預り証の書式・テンプレートを探している方がいらっしゃるようなので、ちゃんと書式を準備いたしましたので、ご紹介いたします。

仕事の中で、数々の書類を預かる、ということは日常的にあると思います。
その預かる書類の重要度がそれほど高くない場合は、ただ預かるだけ、ということもあるかもしれませんが、大事な書類である場合には預り書を作成することも多いのではないかと思います

預り書は、文字通り書類を「預かったこと」をはっきりと文書にしておくのが目的ですから、どのような書類を何部預かったか、添付物などがあるか、等が分かるような書式にするのが便利だと思います。

私も仕事では複数の書式を使い分けていますが、ここでは汎用性が高いと思われる、シンプルなワードとPDFの預り書の雛形・テンプレートをご紹介してみたいと思います。
どちらか使いやすい方を適当にアレンジして下さい。

私の場合、預かった書類がそれほど重要ではなく、受領書をいただくほどでもない場合は、この預り書の開いたスペースに、相手の方の印鑑をいただいたりして、預かった書類と引換にすることもあります。
会社によっては、日付入りの個人印を使用されていることもあり、その場合は日付もわかるので便利です。

【送付状のサンプル】
ビジネス書式:預り書のサンプル

【サンプルのダウンロード】
・PDF版はこちら
・Word版はこちら

送付状の書式

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ビジネスで何かの資料などの書類を郵送・宅配したりする場合には、必ず送付状を添付します。
この送付状には決まった書式というものはありませんが、いろいろな取引先から送られてくくるものを日常的に見ていても、それほど違いはありません。
かつては、複写紙が使われていて、正を控えにとておき、2枚目或いは3枚等の複写されたものを送付する書類に添付する場合が多かったのではないかと思います。

しかし、最近ではワープロソフトやレーザープリンターが普及したこともあって、殆どの送付状がプリンタで出力されたものになってきました。
送付状をワープロソフトで作成すれば、必要なときに作成すればすみますので、大量に印刷してストックしておく必要もありません。

ワープロソフトで送付状を作成する場合は同じものを2枚プリンタで出力して、1枚を控え、1枚を送付状として使用すればよいでしょう。
私は控えはPDFファイルにして保存しています。
これならかさばるということもありませんし、必要であればすぐに確認することができるからです。

送付状に記載する内容は、

・簡単な書類送付の案内文章(ほぼ定型文です)
・宛先
・差出人の情報(郵便番号、住所、名称、電話番号、FAX番号など)
・場合によっては担当部署、担当者やメールアドレスなどなども記載することがあるかもしれません。
・送付する書類などの明細と部数

などです。

【送付状のサンプル】
ビジネス書式:送付状のサンプル

【サンプルのダウンロード】
・PDFはこちら
・Word用はこちら



英文の書式について 見積書・請求書など

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最近では、仕事上で海外との取引をする機会がある方もいらっしゃるかもしれません。
海外との取引ですから、当然、書類の内容は英文ということになります。
日本語の書式でもそうですが、ビジネス文書というものは、それぞれ独自の用語を使用することが多いと思います。

例えば、請求書や見積書の項目で「摘要」という単語を使った書式もありますが、日常余り使わない単語ですよね。
英文で見積書を作ることを考えると、エクセル(Excel)やワード(Word)で最初からテンプレートや書式を作っていくのは、英語や海外との取引、ビジネス文書に慣れている人でない限り大変なのではないでしょうか。

更に、ビジネス文書ですから、請求書や見積書の内容に不明確な表現があったり、不適切な単語を使用していたりすると、信用問題になったり、取引上の行き違いからトラブルにもなりかねません。
日本語のビジネス文書のテンプレートを無料で提供しているサイトはたくさんあるのですが、さすがに英文のビジネス文書のテンプレートを提供しているところは少ないようです。

そこでお勧めなのが、アメリカのマイクロソフト(Microsoft)のサイトです。
このサイトでは、エクセル(Excel)やワード(Word)のテンプレートを掲載しています。

Microsoft Office Online

こちらのサイトで、見積書であれば、「Quote」「Estimate」、請求書なら「Bill」といったキーワードで検索すれば、見積書の例ですと、サービス、物品、税込み、税なし、など色々なワード(Word)の見積書テンプレートが表示されますので、その中から内容が必要とする見積書に近いテンプレートをダウンロードして、希望する書式に編集するのが一番手軽でよいと思います。
もちろん、Microsoft Office Online のテンプレート、書式は無料で利用できます。

店舗用賃貸契約書

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これから新たにお店を始める、今までの店舗から移転する、といった場合には新しい店舗を借りるにあたって、店舗賃貸契約書を作成し、契約を交わさなければなりませんよね。
もし、不動産屋を経由して店舗を借りる場合であれば、店舗賃貸契約書はその不動産屋が用意してくれるでしょう。
しかし、親戚、知り合い、友人、知人などが所有する建物や店舗を借りるような場合には、店舗賃貸契約書を作成する必要があるでしょう。
店舗賃貸契約書には、まず最初にその店舗がどこにある、どのような建物かを特定するために、建物について、次のような概要を記載します。

・所在地
・名称
・構造

それから、重要な事項として使用目的があります。
つまり、その物件を店舗として使用するのか、事務所として使用するのか、あるいは飲食店として使用するのか、その区分を記載する必要があります。
この項目をはっきりさせておかないと、店舗として貸したつもりが飲食店になっていた、ということで後々のトラブルの元になりかねません。

その他の記載事項としては、

・契約期間
・賃料
・賃料の支払方法
・賃料の改訂
・電気、水道、ガス料金、衛生清掃費、冷暖房費などの負担

などとなります。
また、その店舗がビルの一部であって、ビルの入居者として負担すべき費用があれば、それも記載します。

また、重要な項目として「禁止事項」があります。
一般的な禁止事項としては

・目的以外の使用
・賃借権の譲渡(
・賃借物件の転貸
・第三者に使用させること

等を記載します。

その他、

・修繕費
・契約の解除
・明け渡しにあたっての条件
・損害賠償
・解約の手続き

なども記載するようにします。
具体的な、店舗用賃貸契約書のサンプルとして、店舗用賃貸契約書のテンプレートを以下のサイトからダウンロードできますので、ご覧になってみてください。(ダウンロードには無料の会員登録が必要で、ワード形式のテンプレートをダウンロードできます。)

海bizocean

同意書の書式もインターネットで探すのが簡単・便利

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同意書の書式はどのようなものかを調べようとしている方は、インターネットで同意書の書式を「同意書 テンプレート」「同意書 サンプル」「同意書 書き方」等のキーワードの組み合わせで検索してみるのがおすすめです。
インターネット上では同意書の書式を掲載しているサイトはたくさんあると思いますから、自分が使いやすいと思った同意書の書式を見て手書き、パソコンで作ることができる思いますが、もっと簡単に同意書の書式を使いたいという人の場合には、インターネット上でダウンロードすることをお勧めします。
同意書の書式をダウンロードした場合、その同意書の書式というのは、ごく一般的な例文になっているので、自分が欲しい同意書の書式の内容に変更して使用します。
ワードを使えばそれほど難しいことでもなくて、ただ同意する内容の部分だけを変更すればいいので、手軽に同意書の書式を利用することができると思います。
その他、書式集のような書式を利用したり、同意書の書式を探す方法は色々あると思いますが、今ではインターネットで同意書の書式(フォーマット・テンプレート)をダウンロードするという方法が一番手軽で、手っ取り早くお勧めです。
ただ、他の書式についてもいえることですが、サイトごとに若干内容が違っていると思います。
まずは、自分が作りたい同意書に近い書式を探してダウンロードするのが、自分なりに編集する手間も少なくてすみますし、便利だと思います。
同意書の書式をダウンロードした場合には、自分の名前の欄などは手書きで自筆するようにしましょう。

様々な内容がある誓約書

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誓約書の書式を知りたいと思っている人は、当然ながら何かこれから誓約書を書く人だと思います。
しかし、誓約書の書式といっても、その目的によって色々なものがあります。
最近ではインターネットのサイトで誓約書の書式を手軽にダウンロードできるところもあります・
大抵の場合、そうした誓約書の書式は、Wordなどで作成されていますから、誓約書の書式をダウンロードしたら、自分が必要とする誓約書の内容に合わせて編集して利用する、というタイプのものが多いと思います。
いろいろなサイトで誓約書の書式のダウンロードはできるようになっていますから、自分が利用しやすい誓約書の書式を見つけてダウンロードして利用するのが、一番手っ取り早いでしょう。
誓約書の書式をダウンロードした際に注意しなければいけない点ですが、住所や名前を書く場所だけはパソコンで作成せずにあけておいて、印刷をしてから自筆で誓約書に書くようにした方がよいでしょう。
誓約書の書式としてスタイル的には、まず一番最初の行に「誓約書」と書いて、相手の名前を書きます。
そして誓約する内容をその下に書いて、そしてその日の日付と、住所、氏名と印を押して完了です。
実際、誓約書の書式はこのような内容でそれほど難しいことでもないのです。
ですから、ひとつの雛型をダウンロードしておくことで、その雛型から目的に応じていろいろなバリエーションを作ることもできます。
先ほども書きましたように、誓約書の目的は色々ですから、誓約書の書式をダウンロードする場合でも、誓約内容の部分は自分で編集すれば手軽に誓約書が作れると思います。

覚書の書式

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覚書の書式について考えてみます。
覚書の書式で必ず書かなくてはいけないこととしては、まずは基本は契約書に記載するようなことは覚書の書式として書かなくてはいけないと思います。
契約書に掲載する内容を随時入れながら、作っていきますが、覚書の書式として必ず入れておいた方がいいと思う点としては、まずは何か期日が決まっているという場合には、期日を記載することは必須です。
そして条件などが決まっている場合にも、覚書の書式として条件も記載するようにしましょう。
そしてその契約にかかわっている人の名前と住所を書くことも覚書の書式の基本となっています。
もし、契約書や覚書に記載されていることがらが、印紙税法の課税対象になるような場合には、契約書には収入印紙を貼るという人は多いと思いますが、覚書の方にも収入印紙を貼らなくてはいけませんので、注意が必要です。
覚書の書式はあくまでも覚書なので、それほど契約書ほどしっかりと書かなくてはいけないというわけではありません。
しっかりとした、法律的にも考慮された内容の覚書の書式を求めているのであれば、行政書士などに相談されることをお勧めします。
インターネットなどでも覚書の書式を掲載しているサイトは色々とありますから、インターネットを利用して覚書の書式を手に入れるという方法もあります。
しかしながら、ご存知のようにネット上の情報は玉石混在といったところですので、そのサイトに掲載された書式がは必ずしも法的な観点から正しい書式なのかどうかがわかりませんから、その点は覚書の書式を利用する際には十分注意しておいた方がよいと思われます。

借用書の書き方

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借用書を作るには、まず借用書の書式を用意して、その項目に沿って借用書を作るようにするといいでしょう。
借用書の書式というのは特にこれといって決まりごとはなくて、簡単にする場合などには名刺の裏に借用書を書いて代用するといった場合もあります。
実際、私も仕事の現場で取引上急に必要となったために、名刺の裏に金額と日付と、借用した旨を書いて、借用書にしたこともあります。
借用書の書式としては、まず、金額はアラビア数字で書くよりは漢数字で書くようにします。
これは、借用書に書かれた金額の改ざんを防ぐことが目的ですので、借用書に記入する金額は漢数字を使用します。
その際も一は壱。弐、参という風に、難しい方の漢字を利用するようにします。
そして借用書の書式としては、

・だれ宛なのかという宛先
・金額
・返済する日付

なども書くようにして、借用書を書いた日の日付と住所、貸主の名前とはんこを押すようにします。
これが一般的な借用書の書式になっていますが、もしも名刺の裏などに書く際の簡単な借用書の書式の場合には、だれ宛の借用書で、いくら借りたのか、今日の日付と住所、借りた人の名前と拇印だけでも十分に借用書の書式としては認められます。
借用書の書式として注意しなければいけないこととしては、アラビア数字で書く際に金 120万円也と書いて金の後のスペースを空ける人がいますが、その場合にはそのスペースに数字を書き加えられる危険性がありますから、注意した方がいいでしょう。

特に決まった書式のない委任状

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委任状の書式についてですが、委任状には必要な事項が記載されていれば、どんな書式でも差し支えありません。
用紙も、横位置でも縦位置でも縦書き、横書き、いずれでもかまいません。
そうはいっても、委任状を書く際に何のお手本もない場合には、どうやって委任状を書いていけばいいのかわからないので困る人も多いと思います。
たとえば委任状が必要な場合というのは、住民票や戸籍謄本などを誰かが変わりに代理でもらいに行くという場合には、委任状が必要になってくると思います。
委任状の書式はそれほど難しいものでもなくて、公の書類の中では簡単な方だと思います。
委任状の書式として基本的には

・誰が
・何を
・誰に委任するのか

という基本的なことと日付を記載するのが委任状の書式の基本です。
委任状の書式としては今あげたようなことが掲載されていれば、立派な委任状の書式ということになります。
以下に簡単なサンプルを紹介します。

委任の項目は、例えば先に書きました住民票や戸籍謄本であれば

住民票の交付申請及び受領の件。

というように、代理人に委任する内容を書きます。
委任状の書式をインターネット上でダウンロードできるサイトなんかもありますが、委任状の書式をダウンロードする場合にも自分の名前や住所の部分はあけておいて印刷した後で自筆で書いてもいいですし、住所氏名をプリントしたものでも特に問題ないと思います。
委任状の書式はそれほど難しくありませんから、どのサイトの委任状の書式をダウンロードしてもさほど変わりはありません。

意外と利用されている内容証明

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内容証明の書式が必要な人は実は今とても多いんだそうです。
内容証明の書式が必要な人というのは、

・内容証明をこれから送ろうと思っている人
・内容証明を自分で作ろうと思っている人
、内容証明を利用して今のトラブルを解決したいと思っている人

になるかと思います。
内容証明の書式は全く内容証明について無知である人なら、どうやって書いていけばいいのか内容が全くわからない、ということもよくあることだと思います。
内容証明の書式を知るためには、内容証明書式集などの本を購入して本を見ながら書くというのも一つの方法です。
しかし、今まで他の書式についても書いてきましたように、最近はインターネット上で内容証明の書式を見ることができるサイトも増えています。
内容証明の書式の例文が掲載されている、というサイトもあります・
また、例文のみならず、内容証明の書式をダウンロードして、そのまま名前や少し内容を編集すれば使えるというテンプレートが掲載されているサイトもあります。
内容証明の書式を探していて、自分で内容証明を書こうと思っている人、作ろうと思っている人にとっては、内容証明の書式をインターネット上でダウンロードするのが便利だとおもいます。
内容証明の書式だけでなく、いろいろな内容証明に関する説明なども掲載されているサイトもあり、自分が必要な内容証明はどのように書けばよいかわかると思いますから、そんな場合にはとても便利です。

【参考サイト】
自分でできる内容証明郵便
URL:http://www.jibunde.net/naiyou/

預り証の書式もネットからダウンロード

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預り証の書式を1からつくっていると、結構大変です。
預り証のテンプレートの需要が多いのでしょうか、最近はインターネット上で預り証の書式をダウンロードすることができるサイトがあります。
預かり証の書式は、Word形式で作ったものを手軽にできるようになっています。
それでは、そもそも預り証の書式というのは何かというと、預かったものが何なのか証明する社内に向けての証明書のことですよね。
預り証の書式のダウンロードするには、先にも書きましたが無料でインターネット上で会員登録なしで行うことができるサイトもあれば、無料ですが、会員登録をしてからでなければ預り証の書式のダウンロードができないところもあります。
また有料で会員登録をした人のみが預り証の書式をダウンロードすることができる、というサイトもありますから、いろいろと預り証の書式を探してみるといいかもしれません。
私が何箇所か見たところでは、私にとっては有料だから優れているということでもないようで、それはサイトのポリーシーによる、というところでしょう。
だいたいWord、またはExelで作られた預り証の書式が一般的ですが、全く同じ預り証の書式にではなく、サイトによって内容は同じでも、微妙に少し違っていると思います・
いろいろなサイトで預り証の書式を見比べて、自分が使いやすいものを利用するというのがいいと思います。
預り証の書式をダウンロードした後の利用方法ですが、自分の会社向けに、日付や会社名などを編集して保存しなおせば、手軽に預り証の書式を変更することができます。
基本的なフォームができ上がっていますから、手軽に利用できてとても便利ではないでしょうか。

無限ともいえるほどの書式が存在する報告書

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日常の業務の中で報告すべき内容は種々雑多、多岐に及びますよね。
ですから、報告すべき内容によってその書式は無限といっても差し支えないかもしれません。
逆に言えば、報告書はそれほど書式にこだわらなくてもいいということにもなるかもしれませんが、決まった書式がないとういことは市販の報告書という物は存在しないということになります。
企業で使っている物をそのまま利用できるのならいいのですが、そうではない場合、報告書の書式を自作する必要があります。
ここでは、報告書の書式に付いて考えてみます。
報告書の書式で絶対に入れなければならないのは、当然ですが「○○報告書」というタイトルですね。
これは、○○したので報告しますよ、ということを表すものです。
タイトルの次は、報告する相手を記載する必要があります。
これは上司やクライアントであることがほとんどだと思います。
そして、日付と報告者の名前を入れます。
名前の横には捺印も忘れずにしましょう。
報告書は、書式として必要とされるものはこれで完了です。
あとは個別の報告の内容を書き込むのみです。
では、報告の内容を書く場合のコツは何か考えて見ます。
報告の内容はまず、いつ、なにをしたのかを書かなければなりません。
例えば出張報告書なら、

・期間:×月×日~×月×日
・出張先:△△支店

などですよね。
そして、出張中の細かな日程や成果、出張にかかった費用などを書き込めばよいでしょう。
調査報告書の場合なら

・どこで
・どんな調査を
・なんのためにしたのか

を明記し、そして

・具体的な調査対象
・期間
・結果など

を箇条書きにすれば分かりやすい報告書になると思います。
結果を別紙にまとめているのならそれを添付し、どんな書類なのかを記すようにします。
さらに、その調査に対しての所感をわかりやすく書いていきましょう。

ワード書式が多い領収書の書式

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ビジネス書類の多くはエクセルで作られている物が多いと思いますが、領収書に限ってはワード書式が多いように思います。
理由は色々でしょうが、領収書は注文書や見積書のように計算項目が必要なく、仕上げにハンコを押す、場合によっては印紙を貼るなどの手作業も入るからではないでしょうか。
実は、私が使っているのはエクセルの書式なのですが、2枚綴りになっていて控えも印刷できるので、重宝しています。
基本的には手動ですが、2枚目にも金額や但し書きをコピーして印刷、というマクロを作れば1枚目に記入して、マクロを実行すれば金額、但し書き、番号などがコピーされて印刷されるので、領収証を発行する機会が多い場合は便利だと思います。
それほど使用することが多くない場合は、領収書は市販の物で十分かもしれません。
逆に領収書の書式は自分で作りやすいともいえます。
特に、領収書を出す企業や個人がある程度決まっている場合は、書式を自作した方が使いやすいかもしれませんね。
領収書の書式を自分で作る場合、A4一枚では大きすぎるので、A4に3~4つの領収書の書式が入るようにすると用紙の節約にもなります。
領収書の書式に必要なのは、「領収書」の文字に宛名欄と日付欄、金額欄、但し書き欄。さらに印紙を貼るスペースと、自分(自社)の名前、住所、電話番号といったところでしょう。
つまり、あらかじめ書式として記入しておく部分が少ないといえるのです。
領収書を発行する先がいつも決まっているのなら、宛名や但し書きは事前に記入しても構いませんが、それ以外はほとんど流動的なものです。
たったそれだけのために領収書の書式を自作するのは面倒くさいと考えるのなら、市販の領収書を使っても便利さに変わりはないかもしれませんね。
逆に、ビジネス書類や伝票をパソコンで作成した経験があまりないのなら、その練習のテーマとしてはふさわしいかもしれません。

【領収証のエクセル Excel テンプレート】

領収書 - テンプレート - Microsoft Office Online

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注文書(発注書)の書式

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注文書の書式はそれほど多くはないでしょう。
パソコンなどで自作する場合も、ほとんど書式が決まっているので、難しくはないと思います。
注文書の書式は、「注文書」の文字に

・相手先の名前
・日付
・こちらの名前
・住所
・電話番号など

を記載します。
そしてその下に

・商品名(内容)
・数量
・単価
・金額

などを表形式で記載して、合計金額を出す・

というのが、一般的な書式となります。
この、注文書(発注書)の書式を自分で作るのであれば、エクセルで作るのが簡単で便利ですよね。
注文した住所と、納品して欲しい住所が違う場合は、納品先を入れた書式が便利ですし、場合によっては希望納品日を記入する欄があってもいいと思います。
企業同士で交わす注文書など仕事関係の注文書なら「平素は大変お世話になっています~」などの一文を書式に入れるのがよいでしょう。
また、確実に注文できたかどうか確認したいのであれば、受注確認欄を書式に設けてるといいと思います。
受注確認欄には、受付日と納品予定日、担当者の名前を書く項目を作るといいでしょう。
ここに記入してFAXで返送してもらうのが手っ取り早いと思います
このように、FAXで注文書や受注確認をやり取りする場合は、注文書の配色には気をつけたいものです。
FAXがカラーに対応してなければ、色によっては薄くなったりかすれたようになって読みづらくなりますし、対応していてもプリントアウトする場合はコストがかかります。
注文先が注文書をコピーすることも考えられるので、注文書は白黒の方が望ましいと思います。
ちなみに、注文書を発注書と呼ぶこともあります。

。工事
・ソフト開発
・原稿執筆

など、一般に売られている商品ではないものを注文する場合に、発注と呼ぶことが多く、その場合は発注書というタイトルを使った方がいいかもしれません。

様々な場面で作られる契約書について

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契約書はどのような場合に作成されるでしょうか?

・就職する
・アパートやマンションを借りる
・ローンを組む
・大きな買い物をする
・お金の貸し借りをする
・土地の貸し借りをする

など、ちょっと考えただけでも、さまざまなシーンが考えられますよね。
私も毎日の仕事の中で、「今度こういう契約が必要になるんだけど、内容はどうすればいいのか、これでいいのか。」という話は度々登場します。
ある契約書における自分の立場が、サービスを消費する側なら適当に読んでハンコを押す場合もあるでしょうし、大抵はそれで済ませている人も多いと思います。(どんな契約でも、例えばネットの会員になる場合の規約なども、本当は隅から隅までしっかり読まないといけません。)が、こちらから契約書を提示する場合は、そのすべてを理解しておかなければなりません。
さらに、何らかの目的で契約書請求書を作るとなると、そこに間違い一つあってはならないのです。
内容はもちろんですが、契約書の作成は書式も大切な要件です。
どんな契約書かによって書式はまったく違いますので、いろいろな書式を見比べてどんな物にするか考えなくてはなりません。
例えば一言で売買契約と言っても、

・土地を売買する契約書なら書式に土地の所在地や広さを正確に記入しなくてはなりません
・マンションの売買契約ならマンション名を
・自動車なら登録番号や車名、型番を
・株式なら上場市場や証券コード番号を
・貸借契約ならどちらがなにをした時にその契約が破棄されるか。
破棄前のペナルティなどについての言及
・お金の貸し借りならば、利息もしっかりと書式に組み込む

ということが必要だということが分かりますよね。
このように、契約書はその内容によって、まったく書式が違ってくるものなのです。
契約書はなにをするにしても、その中心となるものなので、あとあとで問題が発生しないように慎重に作らなければなりません。
便利なことに、今はインターネットではたくさんの契約書式のテンプレートをダウンロードすることもできれば、書式のサンプルを見ることもできますので、これらを最大限に活用すべきです。

【お勧めサイト】

サイト名:契約書など法律文書の書式・文例
URL:http://free.ac-lib.jp/
朝日中央綜合法律経済事務所グループ提供のこちらのサイトでは、1,660例以上の書式、ビジネスで使える文例、サンプル、雛形がカテゴリーごとに分類されています。
掲載されている書式、ビジネスで使える文例、サンプル、雛形は、メールアドレスを登録すれば無料で利用でき、とても便利なサイトになっています。

使いやすい見積書を作るには

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数あるビジネス文書でもっとも多くやり取りするもののひとつが、見積書ではないでしょうか。
請求書や領収書は一度提出したらそれきりです。
しかし、見積書は先方と相談を重ねて何度も提出する可能性がありますよね。
ですから、修正や追加などの作業がしやすい、できるだけ使いやすい書式をつかいたいものです。
もちろん、市販の見積書が大変使いやすく気に入っている、というのならそれで構わないと思います。
書式は、何より使い慣れているものが一番です。
しかし、何度も書き直すかもしれない見積書を手書きで書くのは、私にとってはいまや実用的ではありません。
私は、エクセルで自分の使いやすいように作った見積書を使っています。
まだ手書き、という方も見積書の書式はパソコンで作ってみてはいかがでしょうか。
見積書の書式はA4縦の用紙に横書きが一般的ですよね。
上部中央に「見積書」、その下の左側に先方の名前、件名、見積金額を記し、右側には日付とこちらの住所、名前、電話番号などを記します。
これで見積書の書式が完成……とはいきません。
これでは、あまりおおざっぱな見積書になってしまい、先方に嫌われるかもしれません。
なににいくらかかっているのか、内訳を細かく記しておく必要がありますよね。
となると書式には商品名(内容)、数量、単価、金額の4つが最低限必要で、さらに、それをいくつも書けるように大きな表にする必要があります。
そして、最後に合計金額を計算しなければいけませんよね。
こういう書式で見積書の書式をつくるなら、エクセルで作るのが簡単で綺麗です。
単価や金額を打ち込むだけで自動的に合計金額が計算されますから、最初に計算式が正確に入力されていて、計算結果に間違いがないか確認しておけば、次からは金額を入力するだけですから非常に便利です。
エクセルで見積書の書式を一から作る自信がない方は、無料の見積書書式をダウンロードするか、市販されている見積書作成ソフトを使うといいでしょう。
エクセルを使える方も、無料フォームをダウンロードして、使い勝手がいいように改造する、というのもひとつの方法です。
エクセルで計算を必要とする書式を作ったら、必ず全ての計算結果が正常に表示されるか、確認することをお勧めします。
特に、小計の値に小数点が付くような場合、その処理の仕方によっては合計金額に誤差が生じる可能性がないともいえません。

請求書の書式について

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請求書は市販されているものがたくさんあるので、書式で悩むことはありませんよね。
縦型、横型などいろいろありますが、どんな書式でもほとんど項目は変わりません。

1.日付
2.項目(適用)
3.数量
4.単価
5.小計
6.合計額

この5つを基本として、

・請求先の名前
・自分(自社)の住所、名前、電話番号

記載する欄が用意されています。
書式によっては請求金の振込口座を書くスペースがあることもありますが、ない書式がほとんどですので、欄外の空欄に書き込むようにしても大丈夫です。
市販の請求書を使う人や企業もまだまだありますが、最近では請求書をパソコンで作ることもが多くなっているのではないでしょうか?
インターネット上には無料でダウンロードできる請求書の書式もたくさんあります。
自分に合った書式を使いたい場合や、独自の書式を利用したい個人事業主・自営業にとっては大変便利になっています。
エクセルで作られた書式なら自動的に小計や合計も計算されますので、とても便利で使い勝手がよく鳴っています。
エクセルが苦手、使い方がわからないというのなら、とりあえず請求書をダウンロードしてプリントアウトし、それに手書きで書き込めば使えますよね。
このやり方では一見市販の請求書と変わらないのですが、無料ですから結果的に市販の請求書を買う場合に比べ費用が節約できますよね。
この場合は書き込んだものを請求先に提出するのではなく、必ずコピーを取ってコピーの方を提出するのがよいと思います。
請求書の原本は確定申告などで必要になりますから、必ず保管しておくようにします。
もちろん、自分で作った書式を使ってもなんの問題もありません。
私も仕事ではエクセルの独自書式の請求書を使用しています。
エクセルを使い慣れている方は、自分自身で使いやすい請求書作りに挑戦してみてはいかがでしょうか。

稟議書の具体例を考えてみます

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先に説明しました、稟議書について、パソコンの購入についての稟議書の書き方を考えてみます。
まずは日付と起案者の氏名に捺印をします。
題名はストレートに、「パソコンの購入について」と書きます。
本文は簡潔に、「表記物件について下記により購入いたしたくお伺い申し上げます」のように書きます。
そして、前回の説明した内容をベースに、

1.理由
2.商品名
3.メーカー名
4.購入先
5.購入数
6.金額な

ど必要事項を書きます。
この中で、承認してもらうためにもっとも大切な事項は、理由です。
「パソコンがあればこれだけ結果が残せます」という内容より、「パソコンがなくて今これだけ困っています」の方が切実で、承認されやすいかもしれません。
私の妻が職場で使っていたパソコンはメモリが1GBしかなく、主にグラフィクスソフトで仕事をしているのですが、動作が遅かったり、最悪の場合はフリーズして作成中のデータが失われたり、大変だったようで、その点をアピールしたら増設してもらえた、と言っていました。
稟議書は書式にこだわるよりも、いかに承認してもらえるかに神経を注ぐべきです。
勤め先に稟議書の書式がないのなら、インターネットを「稟議書」「稟議書 書式」「稟議書 テンプレート」「稟議書 フォーマット」などの検索語で検索すればでたくさんの書式を見つけることができます。
書式のサンプルやテンプレートをダウンロードして使ってもいいですし、見るだけでも稟議書作成の参考になると思います。
オリジナルの書式で作成するのなら、ぜひサーチエンジンとテンプレートや開設のサイト活用してください。

顛末書について

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ある事件や事故、不祥事が発生した場合に作成する書類としては、先に書きました始末書があります。
始末書は、不始末の原因・理由と内容を記載し、不祥事に対する謝罪と反省を表した上で、最後に寛大な処置のお願いや、社内規定に従う旨を書きます。
一方、顛末書は事実関係を時系列で詳細に記載して、なぜそのような事態が、どのような経緯で起こったかを書き、例え当事者であったとしても、始末書のように謝罪やお詫び、反省の文言を書く必要はありません。
それでは、顛末書(てんまつしょ)の書式について解説してみます
その前に、顛末書とは何かと言うことを少し説明しますと、事件や事故、トラブル、あるいは不祥事などの一部始終を記録した書面のことです。
基本的に、何か事が起こった後にそれが解決してから、その内容が明確になった時点で詳細を客観的な立場の当事者以外の第三者が、その事実の原因や責任の所在など、もろもろの事実を報告する目的で書かれるのが顛末書です。
会社によっては事件や事故、トラブル、不祥事の報告を全て顛末書とするところもあるのですが、実際には、細かく切り分けた方がよいでしょう。
次に、顛末書の書式について考えてみます。
顛末書の書式としては、トラブルが起こった状況の説明がきちんと事実に基づいて書いてあるかどうかが重要になります。
なぜなら、処分や対策を決定する経営幹部や管理者が信頼できる報告書であるべきなので、公平で正確な内容でなくてはならないからです。
更に、その経験を今後に生かすための貴重な資料にもなりますから、できれば写真や書類などを添付した方がよいでしょう。
では、具体的な書式について説明します。

1.まず見出しは「顛末書」とします。
2.宛名を「株式会社 ○○本社 御中」などとします。
3.そして、自分の氏名をフルネームで書きます。
4.顛末書の本文の項目としましては、
  (1)トラブルの経緯と状況
  (2)事後の経緯
  (3)結果としての被害や損害、それによって起こった問題
  (4)責任の所在や加害者および責任者への損害賠償請求などの対応策
  (5)所見および結論(今後の対策案など)

などを記載します。
なお、顛末書は始末書とは異なり、場合によっては今後の資料としての面もありますから、手書きである必要はありません。

稟議書の書式について

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稟議書(りんぎしょ)という書類がについて調べてみました。
会社に勤めているビジネスマンなら良くご存知のものだと思います。
一応、稟議書が何かと言うところからご説明します。
稟議書とは、会社によっては起案書と呼ぶ場合もあるようですが、起案者が決定する権限のある上司に対して決裁や承認を得るために提出する文書です。
簡単にいうと、例えば

1.会社の経費を利用して購入したい物があるとき
2.あるいは何らかのイベント、行動を行いたい場合

などに、その決定権のある上司や責任者に提出する書類のことです。
つまり、稟議者は会社の経費を使ってもいいかどうかの許可のお伺い、というわけです。
ここで問題になるのは、稟議書の書式です。
当然自分の上司に提出するわけですから、きちんとした書式で書きたいところです。
しかし、それを想定してのことと思いますが、稟議書の場合、特定の書式フォームを設けている会社も多いようです。
ですから、その書式に従って稟議書の作成を行なえば、さほど難しくはないでしょう。
念のために、明記すべき事項について説明します。
稟議書には、

1.件名
2.理由
3.目的
4.予算

などの項目を簡潔に書くようにします。
決裁をする上で必要と思われる資料があれば準備したするようにします。
例えば、

1.詳しい比較検討書
2.参考となる技術資料
3.また実行計画書
4.概算見積書
5.物品の購入に関する場合はカタログなど

これらの資料類は稟議書とは別に添付書類とします。
稟議書本文は、できるだけ簡潔にまとめて書くことをお勧めします。
というのも、多忙な経営者の時間を節約することができるからです。
長くともA4用紙で2~3枚程度に収め、起案内容の補足説明部分として添付書類を参照してもらう、という方法が一番よいようです。

議事録について

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ビジネスの現場において、議事録を作成する機会は意外に多いものなのです。
議事録の作成は、ビジネスマンのひとつのスキルであるとも言われているのをご存知でしょうか。
議事録とは、打ち合せや会議の内容を記録に残しておくためのものです。
このほかにも

・会議の参加者が討議内容や今後の課題などを改めて確認しあうこと
・会議に参加していない関係者へ会議の内容を書面で連絡するため

に用いられたりします。
そういったことから考えますと、議事録の書式で留意しなければならないは

『内容を正確に記録すること』

これに尽きます。
そのためにも、議事録を作成した場合には、配布する前に一度関係者に内容をチェックしてもらうようにしましょう。
その際には、分かりにくいところがないか、あるいは内容に間違いないか、などを確認しておくことが大切です。
議事録の書式には、決まったものがあるわけではありません。
議事録を作成するときには、必要な事項を簡潔にまとめること、これがポイントです。
簡潔にまとめるということで、通常の議事録は箇条書きで作成されることが多いのです。
議事録に記載した方が良い事項は以下の項目が考えられます

(1)日時
(2)場所
(3)出席者氏名
(4)議題
(5)討議内容の経過
(6)討議の結果(決定したことと、まだ話し合っている事項を区別して書きます)

これらの事項は、最低議事録には必要だと思われる項目です。
簡潔明瞭に記録するようにし、できれば、箇条書きにするなどして、見やすくなるよう工夫しましょう。
議事録は、会議の種類などにより、若干書き方に違いがありますが、基本のフォーマットを修正して使えば、議事録を効果的に作成することができます。
事前に決まった議事録の書式を作っておけば作成が楽になるということです。

労働者名簿の調製

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事業所で労働者を雇用する場合には、各事業所ごとに日雇いの労働者を除いた

・正社員
・パートタイマー
・アルバイト

など各労働者について、労働者名簿を調製しなければならなりません。
これは、労働基準法第107条及び労働基準法施行規則第53条1項に、次のように規定されています。

労働基準法第107条
使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。

労働基準法施行規則第53条1項
第53条  法第107条第1項 の労働者名簿(様式第19号)に記入しなければならない事項は、同条同項 に規定するもののほか、次に掲げるものとする。
1 性別
2 住所
3 従事する業務の種類
4 雇入の年月日
5 退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)
6 死亡の年月日及びその原因

万が一、

・労働者名簿を調製しなかった
・必要な事項について記入漏れがあった

場合には、労働者名簿調製義務違反となり、30万円以下の罰金となります。(労働基準法施行規則第120条第1項1号)
そうなると社会的な信用も失いかねません、労働者名簿は必ず調製するようにしましょう。
労働者名簿の書式についてですが、特に決まった書式というものはないので、労働基準法に定められている記載事項が明記されていれば、労働者名簿として成り立ちます。
労働者名簿に記載しなければならない事項といいますのは、

(1)労働者の氏名
(2)生年月日
(3)履歴
(4)性別
(5)住所
(6)従事する業務の種類
(7)雇入れの年月日
(8)退職の年月日及びその事由(解雇の場合はその理由)
(9)死亡の年月日及びその原因

以上9項目です。(労働基準法施行規則第53条第1項)
なお、従事する業務の種類については、使用する労働者の数が30人未満の場合は、記入する必要はないと規定されています。(労働基準法施行規則第53条第2項)
また、労働者が例えば婚姻し氏名が変わったり、記入しなければならない事項に何らかの変更があった場合には、遅滞なく労働者名簿の記載内容を訂正する必要があります。
ちなみに、労働者名簿や賃金台帳、雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類については、3年間の保存期間が義務づけられています。(労働基準法第109条)
労働者名簿には、決まった書式はありませんので、作成は比較的簡単にできるはずですが、記載すべき事項をきちんと明記して、必ず調整するようにしましょう。

雇用契約書の書式について

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雇用契約書というのは従業員を採用するとき、雇用契約書や労働条件通知書などの書類で、その従業員の労働条件などを明確にするためのものです。
時々ニュースで従業員とトラブルになった会社の報道を見かけますが、この場合は大抵この労働条件をあいまいなままで採用していることが多いのではないかと思います。
賃金や労働時間などの労働条件を明示するための雇用契約書の発行は、労働基準法第15条で義務付けられていて、実際には

第十五条
使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

このように、定められていて、明示する事項を定めた「厚生労働省令」(労働基準法施行規則)には、具体的に明示すべき事項が定められているのです。
雇用契約書の書式は、大まかに決まっていますが、法律で決められた事項が明記されており、それが明確なら、書式にそれほどこだわる必要はないということのようです。
雇用契約書の書式の中で明確に書面で伝えるべき事項とは、

(1)労働契約の期間(解雇の事由を含む)
(2)就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
(3)始業・就業の時刻、休憩時間、休日、休暇、並びに労働者を二組以上に分けて交代勤務させる場合の就業時転換に関する事項
(4)賃金の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払いの時期、昇給に関する事項
(5)退職に関する事項

この5項目になります。
また、次にあげる事項は、使用者がこの定めをする場合にだけ明示しなければならない事項です。

・退職手当の適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算と支払いの方法の時期に関する事項
・退職手当を除く臨時の賃金等及び最低賃金額に関する事項
・労働者に負担させるべき食費、作業用品等に関する事項
・安全及び衛生に関する事項
・職業訓練に関する事項
・災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
・表彰及び制裁に関する事項
・休職に関する事項

従業員を採用する際は、トラブル防止と信頼関係の構築のため、雇用契約書を交わしましょう。もし、書式に悩んでしまうようならインターネットで「雇用契約書 書式」で検索してみて下さい。
雇用契約書の書式・雛形やテンプレートがたくさん見つかります。

辞令の書式について

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どの会社でも、従業員に昇給・昇進・出向・転籍・転勤・配属異動等を命じる場合には辞令を交付しますよね。
辞令は、交付することが法律で義務づけられている書類ではありませんが、会社としての意向を伝える際に命令文書として、書面で交付するのが一般的です。
会社が社員や関係者に行なう強制力のある命令書、という意味合いの文書です。
ある意味で会社の立場を明確にするするためのシステムですので、多少厳しくも威厳のある文面であることが要求されます。
その辞令の書式として好ましいのは、的確に簡素なものと言えるでしょう。
辞令は連絡文書ではなく、命令文書ですから、誰に、いつから、何を命じるのかを分かりやすく伝える必要があるからです。
辞令の種類には、社員採用辞令、退職辞令、配置転換辞令、支店・出張所などへの転勤辞令、配属決定辞令、出張辞令、系列会社(転職)辞令、転籍辞令、昇格・昇給の辞令などがあります。

基本的な書式としては、画像のように辞令という見出しのあとに、○○○殿という宛名を明記します。
本文は、いつからどのような事を命じているのかを明記したら、最後に代表取締役(社長)の名を添えるようにます。
会社としての命令文書ですから、代表取締役(社長)の名で発するということです。
また、辞令には基本的に、用件のみ記載しますが辞令を受ける者(受令者)の士気を高めるために「活躍を期待します」「今後もなお一層精励されることを切望します」等の励ましや期待の言葉をそえることもあるのです。
ただ、いきなり辞令を交付することは稀で、辞令に先立って受令者に対して近いうちに辞令が交付される旨が通知されることの方が多いようです。
また、就業規則違反や職務上のミスが原因で、辞令を発する場合でも、辞令そのものにはその理由等は記載されておらず、通常は辞令を出す理由等は、辞令とは別の文書で通知されています。

ビジネス・仕事用の書式

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日々の仕事の中では、賃貸契約書、議事録、稟議書など色々な書式を使用することと思います。
私個人のことを考えてみても、個人的に必要な手続きの類は現在では殆どオンライン化されているために、書式を使用して手書きということは殆どなく、大部分が仕事に関するものになっています。
そこで、このカテゴリーで仕事に使われる書式について調べてみることにしました。

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