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使いやすい見積書を作るには

珍しいジビエ・世界各地から


数あるビジネス文書でもっとも多くやり取りするもののひとつが、見積書ではないでしょうか。
請求書や領収書は一度提出したらそれきりです。
しかし、見積書は先方と相談を重ねて何度も提出する可能性がありますよね。
ですから、修正や追加などの作業がしやすい、できるだけ使いやすい書式をつかいたいものです。
もちろん、市販の見積書が大変使いやすく気に入っている、というのならそれで構わないと思います。
書式は、何より使い慣れているものが一番です。
しかし、何度も書き直すかもしれない見積書を手書きで書くのは、私にとってはいまや実用的ではありません。
私は、エクセルで自分の使いやすいように作った見積書を使っています。
まだ手書き、という方も見積書の書式はパソコンで作ってみてはいかがでしょうか。
見積書の書式はA4縦の用紙に横書きが一般的ですよね。
上部中央に「見積書」、その下の左側に先方の名前、件名、見積金額を記し、右側には日付とこちらの住所、名前、電話番号などを記します。
これで見積書の書式が完成……とはいきません。
これでは、あまりおおざっぱな見積書になってしまい、先方に嫌われるかもしれません。
なににいくらかかっているのか、内訳を細かく記しておく必要がありますよね。
となると書式には商品名(内容)、数量、単価、金額の4つが最低限必要で、さらに、それをいくつも書けるように大きな表にする必要があります。
そして、最後に合計金額を計算しなければいけませんよね。
こういう書式で見積書の書式をつくるなら、エクセルで作るのが簡単で綺麗です。
単価や金額を打ち込むだけで自動的に合計金額が計算されますから、最初に計算式が正確に入力されていて、計算結果に間違いがないか確認しておけば、次からは金額を入力するだけですから非常に便利です。
エクセルで見積書の書式を一から作る自信がない方は、無料の見積書書式をダウンロードするか、市販されている見積書作成ソフトを使うといいでしょう。
エクセルを使える方も、無料フォームをダウンロードして、使い勝手がいいように改造する、というのもひとつの方法です。
エクセルで計算を必要とする書式を作ったら、必ず全ての計算結果が正常に表示されるか、確認することをお勧めします。
特に、小計の値に小数点が付くような場合、その処理の仕方によっては合計金額に誤差が生じる可能性がないともいえません。

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