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議事録について

珍しいジビエ・世界各地から


ビジネスの現場において、議事録を作成する機会は意外に多いものなのです。
議事録の作成は、ビジネスマンのひとつのスキルであるとも言われているのをご存知でしょうか。
議事録とは、打ち合せや会議の内容を記録に残しておくためのものです。
このほかにも

・会議の参加者が討議内容や今後の課題などを改めて確認しあうこと
・会議に参加していない関係者へ会議の内容を書面で連絡するため

に用いられたりします。
そういったことから考えますと、議事録の書式で留意しなければならないは

『内容を正確に記録すること』

これに尽きます。
そのためにも、議事録を作成した場合には、配布する前に一度関係者に内容をチェックしてもらうようにしましょう。
その際には、分かりにくいところがないか、あるいは内容に間違いないか、などを確認しておくことが大切です。
議事録の書式には、決まったものがあるわけではありません。
議事録を作成するときには、必要な事項を簡潔にまとめること、これがポイントです。
簡潔にまとめるということで、通常の議事録は箇条書きで作成されることが多いのです。
議事録に記載した方が良い事項は以下の項目が考えられます

(1)日時
(2)場所
(3)出席者氏名
(4)議題
(5)討議内容の経過
(6)討議の結果(決定したことと、まだ話し合っている事項を区別して書きます)

これらの事項は、最低議事録には必要だと思われる項目です。
簡潔明瞭に記録するようにし、できれば、箇条書きにするなどして、見やすくなるよう工夫しましょう。
議事録は、会議の種類などにより、若干書き方に違いがありますが、基本のフォーマットを修正して使えば、議事録を効果的に作成することができます。
事前に決まった議事録の書式を作っておけば作成が楽になるということです。

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